De las pruebas documentales características y reglas, materia laboral

LEGISLACIÓN FEDERAL

13 DE ABRIL DE 2025/JJC

Las pruebas documentales son fundamentales en la mayoría de los litigios, y la materia laboral no es la excepción, en esta entrada estudiaremos las reglas para ofrecerlas en juicio, características, las diferencias entre las documentales privadas y las públicas, así como las objeciones posibles y las maneras de perfeccionar dichas pruebas, cuestiones que están previstas en los artículos 795 al 812 de la LEY FEDERAL DEL TRABAJO.

DOCUMENTOS PÚBLICOS Y PRIVADOS

La citada Ley establece en su numeral 795 que se consideran documentos públicos todos aquellos cuya elaboración haya sido encomendada a un funcionario al que la ley conceda fe pública, o a aquellos servidores públicos que los expidan en el ejercicio de sus funciones.

Los documentos que hayan sido expedidos por autoridades de la federación, de las entidades federativas, municipios y alcaldías, así como de los organismos públicos que estén dotados de autonomía harán fe en el juicio sin la necesidad de que sean legalizados.

Por lo que respecta a los documentos privados el artículo 796 de la LFT establece que serán aquellos que no reúnan las características que establece el 795.

COMPULSA O COTEJO

Todos aquellos documentos privados que sean originales deberán ser presentados por la parte oferente que los tenga en su posesión, si estos son objetados respecto de su contenido y firma tendrán que permanecer en autos hasta su perfeccionamiento, para el caso de que no sean objetados, la parte que los ofreció podrá solicitar la devolución del original, previa certificación de una copia para que obre en autos.

Los documentos públicos tienen validez sin necesidad de legalización si provienen de autoridades facultadas, mientras que los privados deben cumplir con ciertos requisitos y pueden ser objeto de objeción.

El artículo 798 de la LFT nos indica que si en el caso en particular el documento objetado consiste en una copia simple o fotostática se podrá solicitar la compulsa o cotejo con el original, siendo necesario que la oferente deba justificar los motivos para no presentarlo en juicio, precisando el sitio donde se encuentre. De ser el caso anterior el Juez requerirá al tenedor del documento su presentación en la audiencia de juicio, de no ser posible por impedimento legal o material se podrá comisionar al actuario o secretario para efecto de realizar la diligencia de compulsa o cotejo, a fin de llevar a cabo el perfeccionamiento de la prueba documental, atendiendo a lo señalado en los artículos 827 y 829.

LOS TERCEROS AJENOS AL JUICIO

Si el documento original sobre el que se tiene que practicar el cotejo o compulsa se encuentra en posesión de un tercero, éste último estará obligado a exhibirlo en juicio. Por otro lado el artículo 800 de la citada ley establece que cuando un documento que haya sido objetado en cuanto a su contenido y firma, y este provenga de un tercero ajeno al juicio, tendrá que ser ratificado por el suscriptor respecto de lo objetado, motivos por los cuales deberá ser citado en términos de la fracción VII del artículo 742 de esta Ley.

SUSCRIPTOR DE DOCUMENTO PRIVADO

En términos del artículo 802 se establece que se le atribuye el carácter de autor de un documento privado a quien lo suscribe, se entiende por suscripción de un escrito a la colocación al margen o pie del mismo de la firma autógrafa de su autor, o de su huella digital, lo que implica la expresión de la voluntad de hacerlo suyo. La suscripción de un documento otorga plena fe de la formulación del documento por cuenta del suscriptor cuando sea ratificado en su contenido y firma o huella digital; excepto en los casos en que el contenido no se repute proveniente del autor.

El patrón está obligado a conservar y exhibir documentos como contratos, nóminas y comprobantes de pago, y su falta puede generar una presunción a favor del trabajador.

INFORMES DE AUTORIDAD

Cada una de las partes del juicio tendrá que ofrecer como prueba los documentos que a su interés convenga para que obren en autos, ahora bien si se trata de informes, o copias que deba expedir una autoridad, el Tribunal a través de oficio deberá solicitarlos directamente, garantizando que se exhiban antes de la audiencia de juicio, lo anterior atendiendo a lo establecido por el artículo 803.

REGISTROS LABORALES QUE DEBE CONSERVAR EL PATRÓN

El patrón en diversos aspectos del procedimiento laboral tiene la carga de la prueba, por ejemplo en el caso de la prueba documental el numeral 804 de la LFT establece que tiene obligación de conservar y exhibir en juicio de ser necesario los documentos que a continuación se precisan:

I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;

II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;

III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;

IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y

V. Los demás que señalen las leyes.

Es importante mencionar que hay tiempos límites en los que estas documentales deberán ser conservadas por el empleador, por ejemplo los señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los que establece la fracción V, de acuerdo a lo que señalen las leyes que los regulen.

CARGA DE LA PRUEBA

Si fuera el caso que la empresa empleadora no contara con la documentación que las normas le señalan así como los que establece el numeral 804, es decir aquellos que debe resguardar, se entenderá que hay una presunción de ser verdaderos los hechos que el actor exprese en su demanda, en relación con tales documentos, salvo prueba en contrario, tal y como lo establece el artículo 805 de la LFT.

COPIAS DE LOS REGISTROS EN OFICINAS PÚBLICAS

Siempre que una de las partes litigantes pida copia o testimonio de un documento, pieza o expediente que se encuentre en resguardo de oficinas públicas, la parte contraria podrá solicitar a su costa que se adicione lo que considere relevante del mismo documento, o expediente, lo anterior atendiendo al contenido del artículo 806 de la ley de la materia.

SOLICITUDES POR EXHORTO

En atención al artículo 807 de la multicitada ley, se establece que si los documentos de los que se pretenda sean objeto de un cotejo o compulsa se encuentren en posesión de la contraparte, autoridades o terceros, la ejecución de la diligencia será por conducto del actuario adscrito al Tribunal.

Ahora, para el caso de que los documentos se encuentren fuera de la jurisdicción del Tribunal se cotejarán o compulsarán a solicitud del oferente, mediante exhorto dirigido a la autoridad que corresponda. Para que proceda la compulsa o cotejo, deberá exhibirse en la audiencia preliminar, copia del documento que por este medio deba ser perfeccionado.

Los documentos extranjeros deben legalizarse y traducirse oficialmente para que se les conceda valor probatorio, según lo establecido en la LFT.

DOCUMENTOS DE PROCEDENCIA EXTRANJERA

Para que un documento de procedencia extranjera haga prueba plena así como para que se les reconozca fe en la República deberán legalizarse ante las autoridades diplomáticas correspondientes en los términos que prevean las leyes relativas o tratados internacionales, esto, con fundamento en el artículo 808 de la LFT.

TRADUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Si los documentos exhibidos se encuentran redactados en idioma extranjero se tendrá que acompañar con su respectiva traducción, siendo para este caso que el tribunal de oficio nombrará traductor oficial, mismo que deberá presentar y ratificar BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD la traducción que haga dentro del término de cinco días; el juez deberá tomar las medidas necesarias para que dicha traducción esté lista antes de la audiencia de juicio, esto, con fundamento en el artículo 809 de la ley laboral vigente.

DECLARACIONES DE PARTICULARES

El numeral 812 de la LFT establece que cuando los documentos públicos contengan declaraciones o manifestaciones hechas por particulares, sólo prueban que las mismas fueron hechas ante la autoridad que expidió el documento. Las declaraciones o manifestaciones de que se trate prueban contra quienes las hicieron o asistieron al acto en que fueron hechas, y se manifestaron conformes con ellas.

REFERENCIAS:

Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. (2025). Ley Federal del Trabajo. https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFT.pdf